Perkembangan Sistem Informasi Eksekutif dan Penerapannya di Indonesia

Teknologi informasi di Indonesia mulai dikenal pada era tahun 90-an. Disaat itu hampir semua pekerjaan sudah tidak lagi dilakukan dengan cara manual, tapi sudah di kerjakan oleh mesin, pabrik-pabrik sudah mengurangi angka pekerja dengan mengotomasi pekerjaan dengan mesin. Popularitas mesin ketik juga mulai hilang seiring muncul suatu alat elektronik yang bernama PC (Personal Komputer), alat ini mampu mengoptimalkan pekerjaan yang berhubungan dengan tulis menulis, seperti membuat surat, membuat laporan keuangan dan lain-lain.

Pada era 90-an para pekerja teknologi informasi (ahli perangkat lunak) mengenal suatu sistem informasi yaitu Sistem Informasi Eksekutif, sistem ini diperuntukkan bagi kalangan atas dalam perusahaan(Direktur,CEO, manajer senior,dll). Sistem Informasi Eksekutif sangat membantu sekali bagi para petinggi perusahaan, petinggi perusahaan diberikan kemudahan dengan langsung bisa mengontrol langsung keadaan bisnis yang sedang dijalani.

Sistem Informasi Eksekutif menjadi sangat berguna sekali karena memudahkan para petinggi melihat perkembangan perusahaannya secara real time, selain itu SIE juga memberikan fasilitas Drill Down, yaitu memberikan suatu informasi yang semakin detail (Model Kerucut). Jadi petinggi tidak akan bingung mencari apa yang membuat bisnisnya tambah sukses dan apa bisnisnya mengalami penurunan.  Kita tahu sendiri, para petinggi rata-rata orang yang sudah tua, banyak uang dan pengennya seenaknya sendiri. Dia ingin melihat perkembangan bisnis dengan cara yang mudah,tidak membingungkan, tidak melalui proses yang panjang. Alasan inilah yang memicu munculnya Sistem Informasi Eksekutif. Ini juga menjadi lahan yang subur bagi para ahli perangkat lunak untuk membuat sistem informasi eksekutif yang pastinya perangkat lunak yang dihasilkan akan mendatangkan banyak uang.

Di era sekarang tahun 2000-an perkembangan teknologi tidak mampu diprediksi seberapa pesatnya. Buktinya adalah munculnya HP yang berkamera, MP3, touch screen, komputer mini, laptop, hingga Sistem Operasi Android yang kini sedang populer sekali.

Sistem Informasi Eksekutif di Indonesia juga tidak mau ketinggalan, sekarang sudah banyak perusahaan yang telah menggunakan sistem ini. Mereke percaya, dengan sistem ini perusahaannya akan semakin maju dengan pesat karena ada suatu sistem yang mampu memberikan informasi yang tepat, cepat, akurat, dan juga para petinggi gampang untuk menganalisa dan mengambil keputusan untuk kemajuan perusahaannya. Contohnya adalah perusahaan Bank Mandiri, Museum House of Sampoerna dan masih banyak lagi.

Semua yang ada pasti punya keunggulan dan kelemahan, begitu juga dengan Sistem Informasi Eksekutif. Sistem ini tidak luput dengan kekurangan, contohnya

• Fungsinya sangat terbatas, tidak mampu melakukan perhitungan secara kompleks.

• Perusahaan akan berfikir dua kali untuk membuat suatu Sistem Informasi Eksekutif, mengingat biaya pembuatan Sistem Informasi Eksekutif sangatlah mahal.

• Banyak orang yang salah persepsi mengenai cara kerja EIS itu sendiri yang dianggap sebagai suatu sistem yang terpisah dari modul-modul teknologi informasi lain dalam perusahaan. Sebenarnya SIE hanya melakukan peringkasan data dari sistem basis data yang telah ada. Jika data pada database utama tidak reliable atau memiliki struktur yang buruk, maka informasi yang dihasilkan oleh sistem EIS pun tidak memiliki kualitas yang baik.

• Tidak adanya prosedur yang baik untuk menjaga agar data yang ada selalu up-to-data. Seringkali para eksekutif mengeluh bahwa laporan EIS yang diterima sudah usang, atau tidak lagi sesuai dengan kebutuhan pada saat itu. Jika modul EIS yang dimiliki terintegrasi dengan sistem basis data, maka yang perlu dipelihara adalah mekanisme keteraturan dalam melakukan update data dari ke hari; sedangkan jika sistem EIS yang dimiliki tidak terintegrasi dengan sistem basis datanya, maka mekanisme yang harus dijaga adalah keteraturan melakukan interfacing antara sistem basis data dengan modul EIS yang ada, baik secara manual maupun dibantu dengan program komputer.

• karena modul EIS yang ada terlampau sederhana (tidak banyak memiliki fasilitas-fasilitas yang dapat memberikan advanced features) sehingga sulit mengakomodasikan keperluan masing-masing eksekutif yang terkadang berbeda satu sama lain (unik) dan berubah-ubah dalam tempo yang sangat cepat.

Penerapan Sistem Informasi Eksekutif di Indonesia

Di Indonesia sudah banyak perusahaan yang telah menggunakan Sistem Informasi Eksekutif, contohnya ada dibawah ini

Bank Mandiri
Bank Mandiri yang didirikan pada tanggal 2 Oktober 1998 merupakan bagian dari program restrukturisasi perbankan yang dilaksanakan oleh pemerintah Indonesia. Empat bank milik pemerintah yang bergabung menjadi bank Mandiri tersebut adalah Bank Bumi Daya, Bank Dagang Negara, Bank Ekspor Impor Indonesia dan Bank Pembangunan Indonesia.

Dari penyatuan empat bank pemerintah yang memiliki core banking system yang berbeda-beda, data center yang berbeda-beda, serta infrastruktur baik hardware, software maupun jaringan yang berbeda-beda maka pada awal bank Mandiri \ melakukan evaluasi atas core banking sistem dari keempat bank legacy. Dan pada akhirnya bank Mandiri memutuskan untuk mengembangkan SIE nya dengan cara memodifikasi sistem core banking Bank Exim (BEST) untuk memenuhi kebutuhan standar produk awal bank Mandiri yang kemudian disebut dengan MASTER (Mandiri Sistem Terpadu).

Berdasar hasil evaluasi atas core banking sistem dari keempat bank legacy tersebut sistem core banking Bank Eximlah yang dianggap terbaik dari keempat sistem yang ada pada keempat legacy bank dan yang paling memungkinkan untuk direkomendasikan sebagai standar sistem paling memungkinkan untuk diimplementasikan sesuai dengan time frame legal merger.

Sistem core banking bank Exim telah diimplementasikan pada lebih dari 200 cabang, dan terdapat 40 karyawan bank Exim memahami sistem tersebut dengan baik.

MASTER hanya sebuah solusi sementara jangka pendek untuk dapat secepatnya beroperasi dalam satu platform. MASTER tidak dapat mendukung kebutuhan bisnis dan visi bank Mandiri untuk masa mendatang karena MASTER dibuat pada pertengahan tahun 1980an untuk keperluan bank dengan segmen korporasi, sedangkan bank Mandiri menyasar pada segmen yang berbeda denga bank Exim yaitu segmen ritel.

Selain itu, arsitektur sistem MASTER dikembangkan dengan konsep branch- centric yang tidak dapat mendukung konsep hub and spoke. Disamping itu database yang dimiliki oleh MASTER ini cukup terbatas dan tidak dapat memenuhi kebutuhan customer view dan segmentasi nasabah yang diperlukan.

Selanjutnya dilakukan benchmarking aplikasi MASTER yang dilakukan di IBM Center Rochester dan diketahui bahwa MASTER tidak dapat memenuhi kebutuhan bank Mandiri. Dari sini, pihak manajemen bank Mandiri sepakat untuk mengganti core banking sistemnya dengan sistem off- the-shelf from the market yang dapat mendukung bisnis dan visi bank Mandiri, dan tidak mendesain ulang sistem MASTER.

Setelah itu dilakukan penggantian sistem MASTER ke system eMAS (Enterprise Mandiri Advanced System) yang project pilotnya dilakukan dalam dua tahap. Sistem eMAS dijalankan senilai US$ 173 juta selama 3 tahun yang mencakup empat inisiatif utama yaitu:

• Memperkaya dan memperbarui delivery channel.
• Membangun sistem core banking baru yang terintegrasi.
• Membangun MIS didukung teknologi Data Warehouse terkini.
• Memperkuat dan memperbarui sistem infrastruktur yang reliable.

didukung oleh anggota tim sebanyak 500 orang, 32 proyek, 18 sistem interfaces dan 128 sub modul. Pada bank Mandiri, ada beberapa hal yang menjadi perhatian dalam pengelolaan data, yaitu:

• Timeless: data harus tersedia pada watunya untuk mengantisipasi perubahan bisnis yang cepat.
• Usability: data harus sesuai dengan kebutuhan user.
• Completeness: data yang lengkap akan dapat memberikan gambaran bisnis yang lebih baik, sehingga pada saat pemasukan data (data entry), field-field penting telah dibuat mandatory dan default value.
• Correctness: ketepatan data untuk digunakannya parameter table untuk meminimalisir kesalahan pengetikan (typing error).
• Precision: memastikan bahwa data tetap lengkap dan sesuai (tidak ada data yang hilang atau berubah).
• Lack of abiguity: kesamaan persepsi atas data diperlukan untuk menghindari misinterpretasi.

Untuk mendukung penyediaan data dan informasi yang lengkap, akurat, tepat waktu dan konsisten maka dibentuk Enterprise Information Architecture yang bersifat “agile & adaptive” dan comply dengan Basel II.

Saat ini, sebagian besar proses pelaporan telah berjalan secara otomatis, meski terdapat beberapa yang masih diperlukan adanya intervensi atau pengontrolan dari unit terkait dalam hal ini eksekutif untuk dilakukan adjustment sesuai keputusan manajemen, maupun adanya temuan audit internal dan eksternal.

Walaupun demikian, diakui pihak IT bank Mandiri, bahwa masih terasa terdapat kekurang optimalan waktu pemrosesan pembentukan data menjadi informasi, serta kurangnya pemahaman terhadap kebutuhan laporan dan data yang tersedia. Untuk itu diperlukan upaya performance tuning pada database maupun program, termasuk simplifikasi laporan dan reengineering proses pembentukan laporan.

Pihak bank Mandiri telah melakukan pengantisipasian external shocks dengan menggunakan Business Intelligence (BI). Saat ini analisiss Business Intelligence sudah digunakan oleh unit bisnis untuk pengambilan berbagai keputusan strategis, meskipun sementara ini penggunaannya masih dalam tahap sales dan marketing product.

Tetapi, untuk lebih mengoptimalkan penggunaannya perlu disusun datamart (subset dari Data warehouse yang berisi data yang lebih spesifik yang bersifat departemental) yang lebih komprehensif dan peningkatan pemahaman, baik oleh IT maupun user, yaitu pihak manajemen puncak yang tetkait untuk menghindari adanya kesalahan interpretasi (mis- interpretation).

Semua sistem Informasi Eksekutif PT. Bank Mandiri dikembangkan oleh Berca Tim, dengan teknologi yang digunakan adalah :

• DB Server: Oracle DB 10g R2 di SunOS
• IBM DataStage sebagai Engine ETL
• OLAP CUBE (MOLAB): Essbase Oracle
• Front End: SAP Excelsius BO dan SAP BO Webi

Museum House of Sampoerna
Museum House of Sampoerna terletak di Jl. Taman Sampoerna 6, Pabean Cantikan, Surabaya. Didalam museum tersebut ada banyak sekali tempat-tempat seperti warung tempo dulu yang konon dahulu menjadi tempat penjualan roko Sampoerna, ada juga mesin pengolah tembakau, dan yang sangat memukau adalah monitor Touch Screen(layar sentuh), ini diperuntukkan bagi pengunjung yang tahu secara detail tentang sejarah Sampoerna, dengan menyentuh layar kita sudah bisa menikmati cerita tentang sejarah berdirinya Sampoerna. Monitor touch screen ini adalah salah satu contoh penerapan Sistem Informasi Eksekutif dengan Zero Tutorial(tanpa tutorial), jadi seseorang tidak perlu belajar mengoperasikan monitor tersebut.

Himawan Giri Ayoga 24 Januari 2012 berita